Betreiberverantwortung im Facility Management
Ihre Pflichten einfach erklärt
Facility Management und die damit verbundene Betreiberverantwortung werfen oft Fragen auf. In unserem Artikel möchten wir Ihnen leicht verständlich die verschiedenen Pflichten als Betreiber näherbringen.
Wir gehen detailliert auf die rechtlichen Anforderungen ein, insbesondere in Bezug auf Gebäudesicherheit, Arbeitsschutz und Umweltschutz. Zusätzlich präsentieren wir praktische Tipps, um sich als Betreiber juristisch abzusichern. Erfahren Sie, wie Sie Aufgaben rechtskonform an externe Dienstleister übertragen können.
Tauchen Sie ein in die Welt der Betreiberverantwortung im Facility Management – verständlich und praxisnah erklärt.
Wie umfassend sind Ihnen die Verpflichtungen als Betreiber bekannt? Im Facility Management sind die gesetzlichen Anforderungen an Betreiber äußerst anspruchsvoll. Dennoch herrscht oft Unklarheit über die exakte Verantwortungsbereiche.
In unserem Artikel werden die vielfältigen Aspekte der Betreiberverantwortung ausführlich beleuchtet – von der Gewährleistung der Gebäudesicherheit über den Arbeitsschutz bis hin zum Umweltschutz. Darüber hinaus erhalten Sie praxisnahe Ratschläge zur rechtlichen Absicherung als Betreiber und erfahren, wie Sie Aufgaben rechtskonform an externe Dienstleister delegieren können.
Erfahren Sie jetzt alles Wissenswerte über Ihre Betreiberverantwortung!
Inhaltsübersicht
Was versteht man unter Betreiberverantwortung?
Die Verwaltung von Anlagen und Immobilien im Facility Management ist anspruchsvoll und mit vielfältigen Verpflichtungen verbunden. Die Komplexität ergibt sich insbesondere aus den potenziellen Gefahren, die durch Gebäude, Anlagen und Geräte entstehen können.
Die Aufgabe des Betreibers besteht darin, sicherzustellen, dass Menschen, materielle Güter und die Umwelt vor möglichen Risiken geschützt werden. Die Erfüllung all dieser Verpflichtungen ist Bestandteil der Betreiberverantwortung.
Die Verantwortlichkeiten des Betreibers erstrecken sich über sämtliche notwendigen Aufgaben und Befugnisse, um Risiken und Schäden im Gesamtbetrieb einer Immobilie zu verhindern.
Im Falle eines Schadens können rechtliche Schwierigkeiten entstehen, darunter Geldstrafen, Schadenersatzansprüche oder sogar strafrechtliche Konsequenzen.
Die Zielsetzung der Betreiberverantwortung liegt in der juristischen Absicherung der Organisation.
Die essenziellen Punkte auf einen Blick
Die Betreiberverantwortung ist die Verantwortung über die sorgfältige Steuerung und Durchführung aller Maßnahmen, die für die
Sicherstellung der Rechtskonformität (der legal compliance) für
den Betrieb und die Nutzung von Gebäuden und Anlagen erforderlich ist.
Die Betreiberverantwortung wird in der GEFMA 190 geregelt.
Mehr dazu erfahren Sie auf der Homepage der FMA Österreich.
Wer trägt Betreiberverantwortung?
Gemäß den Vorgaben der Richtlinien VDI 3810 Blatt 1 werden als Betreiber alle natürlichen oder juristischen Personen definiert, die die Verantwortung für Anlagen oder Einrichtungen tragen und die Befugnis besitzen, Sicherheitsentscheidungen bezüglich dieser Anlagen zu treffen.
Es ist zu beachten, dass der Betreiber nicht zwangsläufig auch der Eigentümer der Anlage sein muss. Sowohl Pächter als auch Mieter können als Betreiber betrachtet werden und somit die Betreiberverantwortung übernehmen.
Die Gruppe der Betreiber umfasst unter anderem:
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Eigentümer
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Vermieter
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Geschäftsführer
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Inhaber
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Führungskräfte
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Mieter
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Arbeitnehmer
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Arbeitgeber
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Dienstleister
Betreiberverantwortung im Facility Management: Warum ist sie so wichtig?
Quelle: GEFMA 190
Die Integration der Betreiberverantwortung gemäß GEFMA 190 ist ein fest etablierter Bestandteil im zeitgemäßen Facility Management.
Obwohl die Betreiberpflichten im Facility Management nicht neu sind, stellen sie für viele Verantwortliche nach wie vor eine Herausforderung dar.
Generell gilt, dass unzureichendes Wissen über die rechtlichen Verpflichtungen ein rechtskonformes Handeln der Facility-Management-Verantwortlichen beeinträchtigt. Dies führt häufig zu Verstößen gegen Gesetze und Vorschriften im Unternehmen. Beispiele für solche Verstöße umfassen die Nichteinhaltung von Lärmschutzvorgaben durch laute Produktionsanlagen, das Fehlen von Barrierefreiheit für Menschen mit Behinderungen, fehlende Handläufe an Treppen oder falsche Beschilderungen von Gefahrenbereichen.
Rechtliche Konsequenzen bei unzureichender Betriebssicherheit
können erheblich sein. Im Falle von Unfällen mit Personenschäden können Facility Manager, Abteilungsleiter oder andere Verantwortliche persönlich und strafrechtlich zur Verantwortung gezogen werden. Leider wächst das Bewusstsein für diese Risiken oft erst, wenn es bereits zu spät ist.
Daher ist es von entscheidender Bedeutung zu erkennen, dass das grundlegende Ziel der Wahrnehmung von Betreiberpflichten stets die Entlastung der Organisation von Forderungen geschädigter Parteien ist.
Betreiber von Gebäuden und Anlagen müssen ihre Pflichten gründlich kennen, um potenzielle Risiken möglichst frühzeitig zu identifizieren.
Erfüllung Ihrer Betreiberpflichten: 3 Tipps für eine optimale Umsetzung
Die tägliche Wahrnehmung der Betreiberverantwortung ist durch eine Fülle von Anweisungen, Vorschriften und anderen Regelungen gekennzeichnet.
Die nachfolgende Tabelle, erstellt durch die GEFMA, verschafft einen Überblick über die Vielzahl von Rechtsvorschriften:
Quelle: GEFMA 710
Angesichts der Herausforderungen in diesem Bereich empfehlen wir drei konkrete Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Verpflichtungen als Betreiber gerecht werden.
1. Pflegen Sie Ihre Bestandsdokumentation
Die Dokumentation des Bestands im Bereich Gebäudemanagement gewährleistet die rechtliche Absicherung des Bauherren sowie die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen.
Besondere Bedeutung kommt einer vollständigen Aufzeichnung der Anlagen zu, die beispielsweise als Nachweis für Brandschutz und andere Sicherheitsaspekte dienen kann.
2. Achten Sie darauf, welche Regelungen zur Betreiberverantwortung für Gebäude und technische Anlagen wichtig sind
Richtlinien und Normen spielen eine entscheidende Rolle in Bezug auf die Betriebssicherheit sowie bei der Planung und Durchführung einer effizienten Instandhaltung im Facility Management. Ein bedeutendes Beispiel ist die VDI 3810, die essenzielle Vorgaben zu technischen Normen und Regelungen für den sicheren Betrieb von Gebäuden enthält.
Besonders relevant sind folgende Vorschriften für Gebäude und technische Anlagen:
Zusätzlich liegt es in der Verantwortung des Betreibers, sich um die nachfolgend aufgeführten Anlagen zu kümmern und diese besonders gründlich zu überwachen:
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Hydraulische-Installationen
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Heizungsanlagen
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Belüftungsanlagen
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Gebäudeautomatisierung
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Personen- und Lastenaufzüge
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die Betreiberverantwortung ordnungsgemäß delegieren
Die Übertragung von Verpflichtungen durch Delegation ist ein wesentliches Instrument innerhalb der Betreiberverantwortung, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.
Diese Praxis ist häufig, insbesondere durch Abschlüsse von Facility-Management-Verträgen.
Die Wartung der IT-Infrastruktur, Reparaturen an HLK-Anlagen, Gebäudereinigung – viele Betreiber sind nicht in der Lage, dies eigenständig zu bewältigen, daher greifen sie auf Dienstleister zurück.
Dennoch erfordert eine effektive Delegation von Aufgaben an interne Führungskräfte, Mitarbeiter oder externe Dienstleister die Beachtung verschiedener Grundregeln.
Um eine rechtsverbindliche Pflichtenübertragung sicherzustellen, muss diese gemäß § 13 Abs. 2 des Arbeitsschutzgesetzes schriftlich erfolgen. Bei Neueinstellungen kann dies beispielsweise durch einen Arbeitsvertrag oder eine Stellenbeschreibung geschehen.
Die folgende Tabelle zeigt mögliche schriftliche Pflichtenübertragungen, die mit dem Arbeitsschutzgesetz vereinbar sind:
Ist eine vollständige Pflichtenübertragung möglich?
Es ist zu berücksichtigen, dass eine umfassende Übertragung sämtlicher Verpflichtungen grundsätzlich nicht machbar ist, wodurch ein Teil der Verantwortung stets beim Eigentümer verbleibt.
Die nachstehenden Verantwortlichkeiten sind nicht übertragbar:
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Auswahlverantwortung: Der Betreiber ist verpflichtet, bei der Delegation der Betreiberpflichten sorgfältig zu wählen und sicherzustellen, dass die ausgewählte Person für diese Aufgaben geeignet ist.
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Organisationsverantwortung: Der Betreiber muss die übertragenen Betreiberpflichten im Facility Management klar definieren und dokumentieren. Die Durchführung dieser Aufgaben muss ebenfalls eindeutig festgehalten werden.
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Anweisungsverantwortung: Der Betreiber trägt die Verantwortung dafür, dass der Empfänger alle erforderlichen Kompetenzen und Ressourcen für die Erfüllung der Betreiberpflichten besitzt. Dies erfordert klare Anweisungen sowie umfassende Dokumentation.
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Kontrollverantwortung: Der Betreiber ist dazu verpflichtet, den Empfänger fortlaufend zu überwachen und die Erfüllung der Pflichten zu kontrollieren. Es ist wichtig zu betonen, dass dieser Aspekt nicht an eine dritte Person delegiert werden kann.
Wenn der Betreiber die Voraussetzungen für die Delegation seiner Pflichten nicht einhält, könnte dies rechtlich als organisatorischer Fehler ausgelegt werden, was im Schadensfall zu Haftungsansprüchen führen kann.
Um diese Situation zu vermeiden, ist es ratsam, das Delegierungsprotokoll ordnungsgemäß anzuwenden und den gesamten Prozess ausführlich zu dokumentieren.
Wo kann man eine Betreiberverantwortung Checkliste finden?
Aufgrund der Vielschichtigkeit dieses Themas und der individuellen Unterschiede zwischen Betrieben existiert leider keine allgemeingültige Checkliste für die Betreiberverantwortung. Sicherheitsaspekte bei der Anlagenwartung in einer Turnhalle unterscheiden sich beispielsweise von denen in einem Werk, in dem mit zahlreichen Chemikalien gearbeitet wird.
Jeder Betrieb muss die spezifischen Vorschriften und Regelungen befolgen, die für seine Branche gelten. Im Fall eines Werks wären dies beispielsweise Vorschriften zur Handhabung und Lagerung von Chemikalien, die im Chemikaliengesetz verankert sind.
Industrielle Standorte, Betriebsstätten und Produktionsanlagen bergen inhärente Risiken: Bei einem Unfall können Menschen, die Umwelt oder materielle Güter Schaden nehmen. Das Risiko ist in Betrieben der chemischen und pharmazeutischen Industrie beispielsweise höher als in anderen Branchen.
In solchen Fällen müssen diese Unternehmen besonders intensiv Umweltschutzfragen berücksichtigen, insbesondere den Schutz von Luft, Boden und Wasser.
Auch Bereiche wie Naturschutz, Klimaschutz und Kriminalität fallen in den Verantwortungsbereich des Betreibers: Wenn beispielsweise Chemikalien in die Natur freigesetzt werden und Schäden verursachen, trägt der Betreiber die Haftung.
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Branchenspezifische Organisationen: Prüfen Sie, ob es in Ihrer Branche spezielle Organisationen oder Verbände gibt, die Leitlinien oder Checklisten für die Betreiberverantwortung anbieten.
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Gesetzliche Vorschriften: Überprüfen Sie die einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und Regelungen, die für Ihren Betrieb gelten. Diese können spezifische Anforderungen und Verpflichtungen hinsichtlich Sicherheit, Umweltschutz und Gesundheit umfassen.
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Fachliteratur und Ratgeber: Es gibt zahlreiche Fachbücher und Ratgeber zum Thema Facility Management, Betreiberverantwortung und Arbeitssicherheit. Diese können praktische Tipps und Leitlinien enthalten.
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Online-Ressourcen: Auf Websites von Fachorganisationen, Regierungsstellen und Experten finden Sie oft nützliche Informationen und Ressourcen. Achten Sie darauf, seriöse Quellen zu verwenden.
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Beratungsunternehmen: Unternehmen, die auf Facility Management oder Arbeitssicherheit spezialisiert sind, bieten möglicherweise Dienstleistungen an, die Checklisten und Empfehlungen für die Betreiberverantwortung beinhalten.
Beachten Sie, dass es wichtig ist, die spezifischen Anforderungen und Bedingungen Ihres Betriebs zu berücksichtigen. Im Zweifelsfall können Sie auch einen Fachexperten oder Rechtsberater hinzuziehen, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Aspekte der Betreiberverantwortung abdecken.
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Durch unser gezieltes FM Consulting erstellen wir für Ihr Unternehmen die notwendigen Checklisten und Pläne.
Zusammenfassung
Die Wahrnehmung der Betreiberverantwortung stellt einen essenziellen Faktor in der Unternehmensführung dar.
Von der Gewährleistung des Arbeitnehmerschutzes bis zur ordnungsgemäßen Delegation von Pflichten umfasst die Betreiberverantwortung nicht nur die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, sondern auch die Einführung proaktiver Maßnahmen zur Risikoprävention.
Zu den bedeutsamen Maßnahmen gehören beispielsweise die Erstellung einer umfassenden Bestandsdokumentation sowie das Bewusstsein für Sicherheitsaspekte im Facility Management.
Die Erfüllung Ihrer Betreiberpflichten gewährleistet einen sicheren und nachhaltigen Betriebsablauf, wodurch das Kerngeschäft Ihres Unternehmens nicht durch potenzielle rechtliche Konsequenzen gefährdet wird.
Neben den gesetzlichen Verpflichtungen birgt eine professionelle Betreiberverantwortung auch zahlreiche Vorteile für das Unternehmen selbst.
Ein sicherer und verantwortungsbewusster Betrieb schafft Vertrauen bei Kunden, Partnern und Mitarbeitern. Dies kann zu einer positiven Reputation führen, die wiederum das Wachstum und den Erfolg des Unternehmens fördert.
FAQ
Wer hat die Betreiberveranwortung? Gemäß der Betriebssicherheitsverordnung gilt offiziell als Betreiber, "wer die tatsächliche oder rechtliche Möglichkeit hat, die notwendigen Entscheidungen im Hinblick auf die Sicherheit der Anlage zu treffen". Die maßgeblichen Faktoren sind somit nicht ausschließlich die Besitzverhältnisse. Wenn Sie vor Ort die Entscheidungsgewalt innehaben, tragen Sie auch die Verantwortung.
Betreiberhaftung: Wann haftet der Betreiber? Verstöße gegen die Betreiberpflichten können ernste haftungs- und strafrechtliche Folgen nach sich ziehen. Im Falle eines Schadens sind Sie dazu verpflichtet, nachzuweisen, dass alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen wurden, um Schäden zu verhindern. Die sorgfältige Dokumentation spielt dabei eine entscheidende Rolle.
Ist Betreiber gleich Eigentümer? Juristisch betrachtet ist der Eigentümer nicht zwangsläufig identisch mit dem Betreiber. Ähnlich wie bei einem Fahrzeug, das von einer anderen Person geführt wird, könnte sich jedoch die Frage nach der Haftung des Eigentümers im Falle eines Schadens stellen.